Üniversite Yönetim Kurulu'nun 4 Şubat 2025 tarihli ve 2025/6-9 sayılı kararının ekidir.

1. ODTÜ Geliştirme Vakfına ödüllendirilmek üzere aday gösterilecek telif kitaplar için kitabı basan yayınevinin WoS ve/veya Scopus'da taranıyor olması koşulu aranır.
2. Aşağıda belirtilen nitelikleri taşıyan kitap yazarları ödüle aday olmak için başvurabilir:

   a) ODTÜ'de tam zamanlı görevli öğretim elemanları,

   b) ODTÜ idari kadro ve pozisyonlarında tam zamanlı görev yapan personel,

   c) ODTÜ lisans veya lisansüstü programı öğrencileri,

   d) ODTÜ'den emekli olan ve başka bir kurumda kadrolu olarak çalışmayan öğretim elemanları,

   e) DOSAP, vb. kapsamda ODTÜ'de bulunan araştırmacılar ODTÜ’de tam zamanlı olarak görev yapan öğretim üyesi ile ortak yazarlı yayın olması koşuluyla

3. Madde 2(a) – 2(e) kapsamındaki yazarların adresleri ODTÜ olarak belirtilmiş olmalıdır.
4. Madde 2(e) kapsamında olan yazarların, ODTÜ'de yaptıkları çalışmalardan kaynaklanan kitaplar, bu hususun kitapta açıkça belirtilmiş olması koşuluyla değerlendirmeye alınır.
5. ODTÜ lisansüstü programı öğrencilerinin, ODTÜ'de yaptıkları tezlerinin tez danışmanları ile ortak yazarlı yayın olması koşuluyla kitap olarak basılması ve bunun kitapta açıkça belirtilmesi durumunda, başvuru tarihinde başka bir kurumda çalışıyor olsalar dahi ödüle başvurmaları mümkündür.
6. Yürütülen en son Akademik Performans Değerlendirme (APD) döneminde başvuru yaparak değerlendirme süreçlerine dahil olan üniversitemiz akademik kadrolarında tam zamanlı görev yapan öğretim elemanları değerlendirmeye alınır. Ancak, son APD başvuru dönemi süresince veya sonrasında üniversitemiz akademik kadrolarında tam zamanlı görev yapmaya başlayan öğretim elemanları için bu kısıtlama uygulanmaz. 
7. Kitap, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından ödül için önerilmiş olmalıdır.
8. Ödül miktarı tavanı, tek yazarlı bilimsel, mesleki ve ders kitapları için 30.000 TL olarak belirlenmiştir. Yazar sayısının birden fazla olması durumunda ödenecek ödül miktarı toplam ödülün ODTÜ adresli yazar sayısına bölünmesiyle belirlenir.
9. Ödüle aday öğretim elemanının kitabın editörü olması durumunda verilecek ödül miktarı aynı kategorideki kitap yazarlığı için verilen ödül miktarının %30'u olarak belirlenmiştir. Editör sayısının birden fazla olması durumunda ödenecek ödül miktarı toplam ödülün ODTÜ adresli editör sayısına bölünmesiyle belirlenir.
10. Ödüle aday kitap bölümleri için verilecek destek tutarı bölüm sayısının kitabın toplam bölüm sayısına oranı dikkate alınarak belirlenir. Bu şekilde hesaplanan ödül miktarına ait alt sınır 2.000 TL'dir. Yazar sayısının birden fazla olması durumunda verilecek ödül miktarı, belirlenen toplam ödülün ODTÜ adresli yazar sayısına bölünmesiyle hesaplanır.
11. Ödüle aday kitapta editörlük görevleri ve kitap bölümü yazarlıkları birlikte bulunan öğretim elemanları için 9. ve 10. maddede belirlenen ödüller ayrı ayrı hesaplanır ve öğretim elemanına toplam miktar ödenir. Ancak, toplam ödül miktarının aynı kategorideki kitap yazarlığına karşılık gelen tutarı aşması halinde, öğretim elemanına kitap için belirlenen tavan miktar ödenir.
12. Lisansüstü tezlerin yukarıda belirtilen koşullara uygun şekilde bir kitap olarak yayınlanması durumunda, aynı kategorideki kitap için belirlenen ödül tavanının yarısı ödenir.
13. Yukarıdaki kurallar 2025 yılında basılan kitaplar için geçerlidir.
14. 2024 yılında basılan kitaplar için 2025 yılında yapılacak ödül başvurularında “2024 Yılı ODTÜ Geliştirme Vakfı Kitap Ödülü Esasları” geçerlidir.
15. Yukarıda belirtilen kriterler dışında kalan, ancak değerlendirilmesi için özel bir sebep olduğu düşünülen kitaplar için yapılan başvurular ÜYK tarafından değerlendirilir.