1. ODTÜ Geliştirme Vakfına ödüllendirilmek üzere aday gösterilecek telif kitaplar için kitabı basan yayınevinin uluslararası düzeyde kabul görmüş olması ve ODTÜ Öğretim Üyesi Atama ve Yükseltme Kriterlerinde tanımlanan A Tipi ve B Tipi Yayınevi listelerinde yer alması koşulu aranır.
2. Kitap, uluslararası bilimsel iletişim ve paylaşım ortamlarında yaygın kullanılan dillerde (İngilizce, Fransızca, Almanca gibi) basılmış olmalıdır.
3. Kitap, başvurunun yapıldığı ya da bir önceki yıl içinde basılmış olmalıdır.
4. Aşağıda belirtilen nitelikleri taşıyan kitap yazarları ödüle aday olmak için başvurabilir:
   1. ODTÜ'de tam zamanlı görevli öğretim elemanları,
   2. ODTÜ idari kadro ve pozisyonlarında tam zamanlı görev yapan personel,
   3. ODTÜ lisans veya lisansüstü programı öğrencileri,
   4. ODTÜ'den emekli olan ve başka bir kurumda kadrolu olarak çalışmayan öğretim elemanları,
   5. DOSAP, vb. kapsamda ODTÜ'de bulunan araştırmacılar.
5. Madde 4(a) – 4(d) kapsamındaki yazarların adresleri ODTÜ olarak belirtilmiş olmalıdır.
6. Madde 4(e) kapsamında olan yazarların, ODTÜ'de yaptıkları çalışmalardan kaynaklanan kitaplar, bu hususun kitapta açıkça belirtilmiş olması koşuluyla değerlendirmeye alınır.
7. ODTÜ lisansüstü programı öğrencilerinin, ODTÜ'de yaptıkları tezlerinin kitap olarak basılması ve bunun kitapta açıkça belirtilmesi durumunda, başvuru tarihinde başka bir kurumda çalışıyor olsalar dahi ödüle başvurmaları mümkündür.
8. Kitap, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından ödül için önerilmiş olmalıdır.
9. Ödül miktarı tavanı, tek yazarlı A tipi bilimsel, mesleki ve ders kitapları için 7500 TL, B tipi bilimsel, mesleki ve ders kitapları için 5000 TL olarak belirlenmiştir. Yazar sayısının birden fazla olması durumunda ödenecek ödül miktarı toplam ödülün yazar sayısına bölünmesiyle belirlenir.
10. Ödüle aday öğretim elemanının kitabın editörü olması durumunda verilecek ödül miktarı aynı kategorideki kitap yazarlığı için verilen ödül miktarının %30'u olarak belirlenmiştir. Editör sayısının birden fazla olması durumunda ödenecek ödül miktarı toplam ödülün editör sayısına bölünmesiyle belirlenir.
11. Ödüle aday kitap bölümleri için verilecek destek tutarı bölüm sayfa sayısının kitabın toplam sayfa sayısına oranı dikkate alınarak belirlenir. Bu şekilde hesaplanan ödül miktarına ait alt sınır A tipi yayınlar için 180 TL, B tipi yayınlar için 120 TL'dir. Yazar sayısının birden fazla olması durumunda verilecek ödül miktarı, belirlenen toplam ödülün yazar sayısına bölünmesiyle hesaplanır.
12. Ödüle aday kitapta editörlük görevleri ve kitap bölümü yazarlıkları birlikte bulunan öğretim elemanları için 9. ve 10. maddede belirlenen ödüller ayrı ayrı hesaplanır ve öğretim elemanına toplam miktar ödenir. Ancak, toplam ödül miktarının aynı kategorideki kitap yazarlığına karşılık gelen tutarı aşması halinde, öğretim elemanına kitap için belirlenen tavan miktar ödenir.
13. Lisansüstü tezlerin yukarıda belirtilen koşullara uygun şekilde bir kitap olarak yayınlanması durumunda, aynı kategorideki kitap için belirlenen ödül tavanının yarısı ödenir.

* A tipi kitap, A tipi yayınevleri tarafından basılan bilimsel, mesleki ve ders kitaplarını ifade etmektedir. A tipi yayınevleri listesi için tıklayınız.

** B tipi kitap, B tipi yayınevleri tarafından basılan bilimsel, mesleki ve ders kitaplarını ifade etmektedir. B tipi yayınevleri listesi için tıklayınız.